Politique de confidentialité

CustomeAI (« CustomeAI », « nous », « notre ») conçoit et héberge des systèmes d'automatisation par intelligence artificielle et des applications web sur mesure pour les entreprises. La présente Politique de confidentialité explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons les renseignements personnels dans le cadre de notre site web et de nos services.

Nous agissons selon deux rôles distincts selon les données :

• En tant qu'entreprise (responsable) : pour les renseignements concernant nos propres clients et les visiteurs de notre site web (vos coordonnées, renseignements de facturation, données de compte), nous décidons de la manière et des raisons du traitement.
• En tant que fournisseur de services (sous-traitant) pour nos clients : pour les données qui transitent par les systèmes d'IA et les flux de travail que nous construisons pour un client, le client est propriétaire et responsable de ces données, et nous ne les traitons qu'en son nom et selon ses instructions afin de fournir le service.

Conformément à la Loi 25 du Québec, nous avons désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels :

Vous pouvez communiquer avec notre responsable pour toute question ou demande concernant vos renseignements personnels ou la présente politique.

Renseignements que vous fournissez directement

• Coordonnées : nom, adresse courriel, numéro de téléphone, nom de l'entreprise
• Renseignements de compte pour nos applications (courriel de connexion; les mots de passe sont gérés par notre fournisseur d'authentification et ne sont conservés que sous forme hachée)
• Renseignements de facturation (traités par notre processeur de paiement, voir la section 6; nous ne conservons pas les numéros complets de cartes de paiement)
• Renseignements que vous soumettez par formulaires, lors de l'intégration ou dans vos communications avec nous

Renseignements générés par nos services

• Données d'utilisation et analytiques provenant de notre site web et de nos applications
• Journaux relatifs au fonctionnement des systèmes d'IA que nous construisons (pour le soutien, le dépannage et la sécurité)
• Témoins (cookies) et technologies similaires (voir notre Politique relative aux témoins)

Données détenues par le client et traitées en son nom

Lorsque nous exploitons des flux de travail d'IA pour un client, des renseignements personnels appartenant aux propres clients ou contacts de ce client peuvent transiter par les systèmes que nous construisons (par exemple : noms, coordonnées, contenu de messages et, lorsque le client utilise des fonctions vocales, des transcriptions d'appels). Ces données appartiennent au client. Nous les traitons uniquement pour fournir le service convenu.

Certains de nos services génèrent une sortie vocale synthétique (synthèse vocale, p. ex. pour un réceptionniste téléphonique IA ou du contenu UGC). Pour la téléphonie entrante, nous traitons des numéros de téléphone et des transcriptions d'appels (le texte de ce qui a été dit); nous ne conservons pas d'enregistrements audio des appels. Les transcriptions d'appels contiennent tout de même des renseignements personnels, et les appelants devraient être informés qu'un système automatisé gère et transcrit l'appel, car certains États américains protègent le contenu d'une communication indépendamment de son format.

Nous utilisons les renseignements personnels pour :

• Fournir, exploiter, maintenir et améliorer nos services et applications
• Configurer et exécuter les systèmes d'IA et les automatisations demandés par un client
• Fournir du soutien, de l'entretien et des services de gestion et de renouvellement des identifiants
• Communiquer avec vous au sujet de votre service, des mises à jour, de la sécurité et de la facturation
• Traiter les paiements par l'entremise de notre processeur de paiement
• Respecter nos obligations légales et faire appliquer nos conditions

Communiquer avec vous : Si vous soumettez des renseignements par notre site web (par exemple, un formulaire de contact ou de demande de démonstration), vous acceptez que nous puissions les utiliser pour communiquer avec vous au sujet de nos services. Vous pouvez vous désabonner des communications non essentielles en tout temps.

Courriels de marketing et infolettres : Lorsque vous choisissez de recevoir des infolettres ou des courriels de marketing de notre part, nous les envoyons conformément aux lois anti-pourriel applicables (la LCAP du Canada et la loi CAN-SPAM des États-Unis). Chaque message de marketing nous identifie et comprend un moyen de se désabonner, et vous pouvez retirer votre consentement en tout temps. Lorsque le système d'un client envoie des infolettres ou des courriels de marketing aux contacts de ce client, le client est responsable d'avoir obtenu le consentement nécessaire de sa liste de contacts et de traiter les demandes de désabonnement.

Nous ne vendons pas de renseignements personnels.

Pour fournir nos services, nous faisons appel à des fournisseurs tiers de confiance. Selon le service configuré, ceux-ci peuvent inclure :

Tous les fournisseurs ne sont pas utilisés dans chaque mandat, les fournisseurs applicables dépendent des services précis configurés pour un client.

Certains de ces fournisseurs sont situés aux États-Unis ou dans d'autres pays hors du Québec/Canada, ce qui signifie que des renseignements personnels peuvent être transférés et traités à l'extérieur de votre province ou pays. Nous prenons des mesures raisonnables pour nous assurer que ces fournisseurs offrent un niveau de protection adéquat. Une liste à jour de nos sous-traitants est disponible sur demande et sera tenue à jour.

Puisque certains de nos fournisseurs exercent leurs activités aux États-Unis et ailleurs, des renseignements personnels peuvent être stockés ou traités à l'extérieur du Québec et du Canada. Avant de tels transferts, nous évaluons si les renseignements bénéficieront d'une protection adéquate, comme l'exige la Loi 25. En utilisant nos services, vous reconnaissez ces transferts.

Nous utilisons des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les renseignements personnels, notamment :

• Le chiffrement des données en transit (HTTPS/TLS)
• Des environnements de serveur isolés par client pour nos clients de type premium
• Des contrôles d'accès et de l'authentification sur nos systèmes
• La délégation du traitement des paiements à un processeur conforme à la norme PCI (Stripe), de sorte que nous ne détenons jamais de numéros de cartes

Aucun système n'est parfaitement sécurisé, mais nous nous efforçons de protéger les renseignements contre l'accès non autorisé, la perte ou l'usage abusif. Pour plus de détails, consultez nos Pratiques de sécurité.

Nous ne conservons les renseignements personnels que le temps nécessaire aux fins décrites ici, pour fournir le service ou pour respecter des exigences légales, comptables ou de déclaration. Certains services stockent ou indexent le contenu du client dans des bases de données (y compris des bases de données vectorielles utilisées pour la mémoire des robots conversationnels/RAG); ce contenu est conservé pour fournir le service et est supprimé ou transféré selon les modalités de départ convenues à la fin d'une relation client. Les transcriptions d'appels et autre contenu sensible ne sont conservés que le temps nécessaire au service, puis retirés conformément aux modalités convenues. À la fin d'une relation client, les données appartenant au client sont traitées selon les modalités de départ ou de transfert convenues.

Selon votre lieu de résidence (notamment en vertu de la Loi 25 du Québec, de la LPRPDE et des lois d'États américains applicables), vous pouvez avoir le droit de :

• Accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet
• Corriger des renseignements inexacts ou incomplets
• Retirer votre consentement à certains traitements
• Demander la suppression de vos renseignements
• Demander la portabilité des renseignements que vous avez fournis, dans un format structuré
• Demander la désindexation de certains renseignements (Loi 25), le cas échéant
• Déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec, du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou de votre organisme de réglementation applicable

Pour exercer l'un de ces droits, communiquez avec notre responsable (section 2). Nous répondrons dans les délais exigés par la loi applicable.

Si un incident de confidentialité (violation de données) touchant des renseignements personnels survient et présente un risque de préjudice sérieux, nous aviserons les personnes concernées et les autorités compétentes (y compris la Commission d'accès à l'information du Québec, lorsque requis) aussi rapidement que raisonnablement possible, et nous tiendrons un registre des incidents de confidentialité comme l'exige la Loi 25.

Nos services sont destinés aux entreprises et ne s'adressent pas aux enfants. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels d'enfants.

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité pour refléter des changements à nos services ou à nos obligations légales. La version la plus récente, avec sa date de « Dernière mise à jour », prévaut. Les modifications importantes seront communiquées lorsqu'il y a lieu.

Questions ou demandes : support@customeai.com — ou notre responsable (Mikael) aux coordonnées indiquées à la section 2.